Compte-rendu de l’AG du 25 mars 2023

, par  Chrystelle AUBIN-MAQUET

Faisant suite à la convocation diffusée aux adhérents le 11 mars 2023, l’Assemblée Générale (AG) 2023 de l’association FreeLUG s’est tenue en présentiel dans la salle de la Fontaine de l’Orme mise à disposition par la municipalité de Saint-Michel-sur-Orge.

Seuls les adhérents à jour de cotisation et présents ainsi que les procurations de vote enregistrés avant l’ouverture de l’AG fixée à 15h ont pu être prises en compte sur les différents sujets présentés.

Début de la réunion 15h07.

Ont été enregistrés :
- 57 adhérents présents dans la salle ;
- 63 procurations ;
- soit un total de 120 votants.

L’assemblée générale a également pu être suivie à distance par 6 personnes (début de la réunion) connectées en visioconférence qui ont pu suivre les présentations, les débats et poser des questions.

Le mot du président

20 ans c’est :
- des partenariats divers ;
- des projets collaboratifs : MILS, quartier des FreeLUG, tour Brickciel…
- 20 ans c’est long aussi car certains membres du CA sont là depuis le début et s’essoufflent. Il faut commencer à penser à la relève.

Cela a dû mal à redémarrer depuis la pause COVID. Ceci se ressent dans beaucoup d’associations notamment avec moins de bénévoles.

Ordre du jour de l’assemblée générale

Dans l’ordre de présentation, ces sujets ont été :
- le rapport moral, présentant les principales activités réalisées en 2022 ;
- le rapport financier présentant les balances de trésorerie enregistrées sur 2022 et les projections pour 2023 ;
- le renouvellement du CA ;
- Questions - Réponses.

Supports présentés durant l’Assemblée Générale.

Rapport Moral

Effectif
A la date du 31 décembre 2022, il y a 358 membres à jour de cotisation répartis comme suit :
- Hauts de France —> 44
- Ile de France —> 93
- Grand Est —> 7
- Bourgogne /Franche-Comté —> 2
- Auvergne/Rhône-Alpes —> 90
- PACA —> 6
- Normandie —> 12
- Bretagne —> 8
- Pays de la Loire —> 9
- Centre-Val-de-Loire —> 28
- Nouvelle Aquitaine —> 25
- Occitanie —> 27
- Corse —> 0
- Etranger —> 6

Le nombre d’adhérents est en baisse depuis le COVID. C’est une tendance générale au monde associatif. La multiplication des associations LEGO plus locales expliquent aussi le départ d’adhérents. Mais à l’inverse, nous continuons d’accueillir de nouveaux adhérents grâce aux Briqu’Expo, à l’ouverture de nouveaux LEGO Store...

Activités 2022

- 26 mars 2022 : Assemblée Générale ;
- Réalisation d’une maquette City pour l’exposition des 90 ans de LEGO à Paris ;
- Réalisation d’une maquette City pour le Mondial de l’Automobile ;
- Site internet : mise en ligne de 49 articles, un peu moins que l’an passé suite à un site qui s’essouffle et à la migration vers le forum ;
- Commande LUGBulk de 592 000 pièces ;
- Commande de vêtements FreeLUG (polos et sweats) ;
- Groupe FreeLUG Concours (GFC) : actuellement composé de 5 membres actifs.
Il y a eu 6 concours sur 2022 (moins de concours du fait de l’occupation de Rémi, de l’adaptation au nouveau forum). Il y a eu 17 participations adultes, 43 adhérents volontaires pour le jury, 10 lots distribués.Le groupe GFC souhaite plus de participants aux concours et aux jurys. Il fait appel à de nouvelles idées concours et souhaite lancer davantage de concours.

Expositions 2022
- Briqu’Expo en Josas les 19 et 20 mars
- Briqu’Expo Val de Loire les 14 et 15 mai
- Briqu’Expo Castanet les 8 et 9 octobre
- Briqu’expo Villiers-sur-Orge les 22 et 23 octobre
- A ces expositions, il faut aussi rajouter celles non organisées par FreeLUG mais auxquelles participent nos adhérents (voir les modalités plus loin).

Dons Lego 2022
- LEGO DK : réception du support RLUG du premier semestre (la deuxième a été faite hors délai). C’est un support dédié aux activités internes de l’association.
Cette année, il y a eu un support exceptionnel en briques 2x4.
- LEGO FR : c’est un support obtenu pour les événements organisés en 2022/2023

Activités 2023
- 25 mars : Assemblée Générale
- Commande LUGBulk de 511 000 pièces
- Commande de vêtements et accessoires spécial 20 ans : sera mise en ligne sur la boutique et proposée dans les jours qui viennent.
- REF (Rencontre Estivale FreeLUG) : Lieu à l’initiative d’un membre ou d’un groupe. Accueil d’environ 40 à 60 adhérents.

Expositions à venir
- Briqu’Expo Castanet : octobre (en projet)
- Briqu’Expo Wavrin : octobre (en projet)
- Expositions / salons auxquels nous participerons.
- Nous invitons tous les adhérents à enrichir le topic concernant les expositions sur le forum
- Rappel pour participer aux salons/Expositions au nom de FreeLUG :

  • Penser à faire valider par le CA les participations au nom de FreeLUG en envoyant un mail sur l’adresse contact. Quand c’est validé,
  • Annoncer l’événement sur le forum. Après l’évènement, penser à,
  • Rédiger un résumé de l’exposition sur le forum
    Tout ceci nous permet d’avoir un meilleur suivi des activités de l’association et nous permet de reporter au fil de l’eau à LEGO DK et LEGO Fr nos activités.
    Ceci est très important car c’est ce qui nous permet de garder notre statut de RLUG.

- Chantier 2023 pour le CA : meilleur suivi de toutes ces étapes

Investissements

2022
- production de tiles gravées pour les nuanciers de mosaïque ;
- achat de 10 nouvelles flammes FreeLUG et 3 flammes Briqu’Expo.

2023
- Achat d’étagères supplémentaires pour le box de stockage
- Nouvelle couleur achetée : light nougat. Il faut encore chercher le nom en français.
- Achat de nappes pour remplacer les anciennes devenues non conformes puis doter des endroits qui n’en n’ont pas.

Sites internet
En 2022
- Ouverture du nouveau forum
- Fermeture des listes de discussion
- Nouvelle boutique sur l’espace personnel pour notamment les vêtements

Pour 2023
- Salon de discussion directement sur le forum
- Nouvelle galerie photo ?
- Refonte du site internet : un groupe de travail a été lancé en novembre 2022

Un an après son ouverture, le forum compte :
- 238 utilisateurs dont 200 comptes adhérents
- 383 sujets crées (plus actif que l’ancien forum et les listes de discussion)
- 2 sessions de formation annoncées sur la liste de diffusion all et sur le forum : 1 en soirée et 1 le we
- Interaction par email exploitée
- le CA migre également son activité vers le forum
- Il faut s’atteler pour créer des alertes ou autres pour que les adhérents soient informés de tout (GFC, expo….)

Lugbulk
- Sensiblement le même nombre de commandes qu’en 2022 (97)
- Règles d’accès : de nouvelle règles vont être établies. Elles seront communiquées assez tôt dans l’année pour que les adhérents soient informés pour 2024. L’objectif étant d’inciter les adhérents à être plus actifs au sein de l’association notamment en partageant leurs réalisations

Autres chantiers 2023
- Suivi des CR d’expositions ;
- Mise en place d’un livret d’accueil des nouveaux adhérents avec mise en place de référents.
- Règlement des Comités Régionaux
- Réseaux sociaux : règles sur FaceBook pour être correctement utilisé, comment les utiliser, publications autorisées…
- Application mobile pour le transfert de matériel dans un premier temps.

Comités régionaux
Il y a 4 comités régionaux :
- Massif central : 21 adhérents, regroupe les départements de l’Allier, la Corrèze, la Creuse, la Haute-Loire, le Puy-de-Dôme, le responsable est Jérôme T
- Cor Nord McLeod : briqu’expo Wavrin à venir, 40 adhérents, regroupe les départements du Nord, du Pas-de-Calais, le responsable est Olivier B.
- Team Rhône-Alpes by FreeLUG : 75 adhérents, regroupe les département de l’Ain, l’Ardèche, la Drôme, l’Isère, la Loire, le Rhône, le responsable est Sylvain D. secondé par Yannick S. Sylvain Dupuis passe la main. Les adhérents vont devoir élire un nouveau responsable.
- Cor Occitanie : briqu’expo, animations…, 21 membres, regroupe les départements de l’Ariège, la Haute-Garonne, les Hautes-Pyrénées, le Tarn, le Tarn-et-Garonne, le responsable est Nicolas C.

Adhérents à l’honneur
- Pierre Charles pour la Briqu’Expo en Josas
- Chrystelle pour la Briqu’Expo Val de Loire
- Nicolas Charnay ; Marie et Landry pour la Briqu’Expo Castanet
- Didier Malon pour la Briqu’Expo Villers sur Orge
- L’ensemble des membres du Cor Nord McLeod pour toutes les animations et activités réalisées
- Les 22 adhérents présents dans l’association depuis 2003 (20 ans)

Questions rapport moral

Quelles sont les conditions pour créer un Cor ?

Il faut 12 adhérents minimum pour un département + limitrophes + mettre en place un évènement.

Y a-t-il quelqu’un au CA qui va récupérer les demandes d’exposition ?

C’est l’une des tâches qui va être à améliorer au sein du CA avec mise en place d’un référent.

Résultat du vote
- Votants : 120
- Exprimés : 120
- Nuls : 0
- Pour : 84
- Contre : 33
- Abstention : 3

Le CA prend note du résultat, et invite les adhérents ayant voté contre à expliquer leur raison (sur le reste du week-end ou par email), afin de voir quelles mesures peuvent être prises.

Rapport financier

15h56

Notre trésorier, Richard, présente les supports du bilan financier.
L’inventaire du matériel stocké est remis en séance.

Nous vous invitons à vous reporter à la présentation où sont affichés les comptes.
Le budget 2023 est constitué sur une base de :
- 115 membres actifs ;
- 15 membres famille adultes
- 3 membres famille jeunes ;
- 207 adhésions anticipées en 2023
Soit un total de 340 membres pour 2023

Questions
- Qu’est-ce que Chorus ?
L’association s’est dotée d’un compte Chorus afin de pouvoir répondre favorablement aux demandes des collectivités territoriales.

-  A quoi correspondent les frais de salon ?
Ce sont les frais allers-retours pour le matériel, route des adhérents, parking, repas…l’idée est juste de rentrer dans les frais (loi 1901). On parle bien d’indemnisation.

-  Qu’est-ce qu’un membre actif ?
C’est un adhérent de 16 ans et plus à jour de sa cotisation.

- Investissement briques gravées : a-t-il été envisagé d’acheter une machine à graver ?
Beaucoup de questions ont été soulevées : qui va s’en occuper, quid des fournitures, où la stocker, que fait-on si on tombe en panne….. Face à toutes ces intérogations, il a été décidé de ne pas investir dans ce type de matériel.

- Comment sommes-nous au niveau volume (pour éviter les frais TVA….) ?
Il y a eu 3 années difficiles mais sur 2022 on a repris une activité normale.

- Pourquoi 5 grands événements par an ?
La loi dit que les associations sont limitées à 6 événements pouvant bénéficier de la générosité du public (c’est-à-dire payante, entrée, tombola, subventions…) sinon il y a un montant demandé par le Trésor Public.

Résultats du vote
- Votants :120
- Exprimés : 120
- Nuls : 0
- Pour : 115
- Contre : 1
- Abstention : 4
- Non exprimés : 0

Renouvellement du Conseil d’Administration

16h30

Le conseil d’administration actuel
- Erik Amzallag, président
- Emmanuel Bonnard, vice-président
- Chrystelle Aubin-Maquet , secrétaire
- Florent Duménil, secrétaire adjoint
- Richard Lemeiter, trésorier
- Olivier Barbier, trésorier adjoint
- Pierre Charles
- François Disdier
- Sébastien Hamon
- Jean-Jacques Favot
- Didier Malon
- Stéphane Paradot

C’est l’organe administratif de l’association. Cette année, il a rencontré quelques difficultés à se réorganiser face aux évolutions, aux changements. On s’est aperçu que cela n’était pas facile pour les nouveaux arrivants qui doivent s’intégrer dans un groupe d’habitués depuis 20 ans qui connait les statuts par cœur.. Pour 2023, il y a une meilleure redéfinition des rôles de chacun et des fiches de poste associées.

Les postes à pourvoir et les candidats au conseil

Les membres sortants sont :
- François Disdier
- Florent Duménil
- Sébastien Hamon
- Stéphane Paradot

Les candidats sont :
- François Disdier
- Florent Duménil
- Sébastien Hamon
- Stéphane Paradot

Résultats des votes
- Votants : 120
- Exprimés : 120
- François Disdier : 80 (élu)
- Florent Duménil : 75 (élu)
- Sébastien Hamon : 86 (élu)
- Stéphane Paradot : 101 (élu)

FFMF - Fédération Française de Modélisme Ferroviaire

La FFMF fête ses 70 ans en 2023.
FreeLUG y est affiliée par un certain nombre de ses membres.
Cette année, le salon aura lieu vers Lyon (St Revers) les 27 et 28 mai 2023.
Les plaques tournantes (bulletin de la FFMF) peuvent maintenant être téléchargées grâce au numéro adhérent figurant sur la carte adhérent FFMF (pour les adhérents FFMF).

Questions diverses

16h45

Pour les commandes vêtements, ferez-vous des casquettes ?
Manu étudie la question.

Carte de membres : Un membre signale qu’il n’a pas reçu sa carte 2022 alors qu’il l’a demandé.
Manu va voir avec Xavier.

Date de la REF ?
Les propositions sont à faire le plus rapidement possible.
Une proposition de REF dans le département de la Loire (42) est évoquée, à suivre.

Fin de séance : 16h52

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