Début de séance (21h00).

Veuillez trouver ci-dessous le compte-rendu de la réunion du Conseil d’Administration de l’Association FreeLUG de Novembre 2024.

Participants :

• Didier Malon : Secrétaire
• Nicolas Charnay : Trésorier
• Sébastien Hamon : Secrétaire adjoint et responsable matériel
• Nicolas Weeger : Trésorier adjoint
• Stéphane Paradot : Vice Président
• Erik Amzallag : Responsable suivi Expo/Animation/REF/COR
• François Disdier : Community Manager

Excusés :

• Emmanuel Bonnard : Président

Ordre du jour  :

1. Validation des expositions/animations à venir :
• Demande d’exposition à Antony (92), les 8 et 9 Mars 2025.
• Animation mosaïque au marché de Longpont (91), les 7 et 8 Décembre 2024.
• Demande d’exposition à St Germain Lembron (63), les 22 et 23 Mars 2025.
• Demande d’exposition à Agen (47) les 26 et 27 Avril 2025.
2. Besoins matériels :
• Prise en charge des 100 briques gravées par Arnaud pour les enfants de l’école de Villiers sur Orge ayant participé au concours, à prendre sur les bénéfices de la BE : Coût 10 €.
• Proposition d’ajout de 5 pièces au bulk en prévision des BE Occitanie 2025.
• Achat de 2 rouleaux de nappes en prévision des BE Occitanie 2025.
• Bilan inventaire réalisé par Sébastien (mail du 6/10) => Proposition de rajout d’une colonne précisant la provenance des biens.
3. Questions diverses :
• Gestion du site briquexpo.org.
• Réservation de la salle pour AG 2025.
• Réalisation de nouveaux badges adhérents.
• Problème avec les listes de diffusion FreeLUG.
4. Point sur les actions en cours

Validation des expositions/animations à venir :

-# Demande d’exposition à Antony (92), les 8 et 9 Mars 2025.

Il s’agit d’une exposition de maquettes, modèles réduits dont l’organisation technique repose sur les services de la Mairie d’Antony.

Entrée gratuite, pas de subvention, pas de prise en charge des repas exposants, mais parking disponible pour les exposants.

2500m2 de surface disponible pour accueillir les 50 clubs exposants prévus. Les organisateurs souhaitent la présence d’une animation mosaïque.

Didier prend en charge la coordination de cet évènement.

Demande acceptée : 5 voix pour, 1 voix contre, 1 abstention.

-* Animation mosaïque au marché de Longpont (91), les 7 et 8 Décembre 2024.

Animation réalisée par Denis Laurençon, comme celle déjà réalisée l’année dernière. Denis sera accompagné de son épouse et d’éventuels volontaires locaux.

Demande acceptée : 6 voix pour, 1 voix contre.

-* Demande d’exposition à St Germain Lembron (63), les 22 et 23 Mars 2025.

Il s’agit à priori d’une première exposition sur cette commune.

Exposition prise en charge par le CoR Massif-Central, validée au niveau du CoR et inscrite au CR de cette présente réunion de CA.

-* Demande d’exposition à Agen (47) les 26 et 27 Avril 2025.

Le bulletin d’enregistrement est plus axé sur l’organisation des repas (à charge des exposants) que sur les objectifs de l’exposition. Nicolas C. précise qu’une BE est déjà prévue sur la région à cette date.

La demande est rejetée : 0 voix pour, 6 voix contre, 1 abstention. Une réponse explicative sera adressée aux organisateurs => Action Sébastien (11-01)

Besoins matériels :

-* Prise en charge des 100 briques gravées par Arnaud pour les enfants de l’école de Villiers sur Orge ayant participé au concours, à prendre sur les bénéfices de la BE : Coût 10 €.

Cette demande qui n’était pas prévue à la base découle de l’initiative d’Arnaud de proposer la réalisation de briques gravées du prénom des enfants visiteurs ayant participé au concours de création. 100 briques ont été réalisées pour 0,10€ la brique, soit un budget global de 10€, à prélever sur les bénéfices de la BE, s’il y en a.

Demande validée à la majorité des voix exprimées.

-* Proposition d’ajout de 5 pièces au bulk en prévision des BE Occitanie 2025.

Nicolas C. demande à ce que 5 pièces permettant la création de sapin soient inscrites dans la liste des choix de la prochaine commande générale de Bulk 2025, afin de permettre aux participants des BE Occitanie de préparer les prochaines expositions en attendant un éventuel Bulk Event 2025.

Sébastien rappelle que LEGO fixe à 85 la limite de pièces sélectionnables pour une commande de Bulk et que l’on limite le choix par adhérent à 5 pièces différentes. C’est ensuite les références de pièces sélectionnées par le plus grand nombre d’adhérents qui sont mises en priorité dans notre liste des 85 pièces. Erik précise qu’en général si plus de 3 personnes réclament la même pièce, il y a une forte probabilité que cette pièce soit retenue dans la liste. Nicolas C. précise qu’il y a déjà un consensus parmi les membres du CoR Occitanie sur les pièces permettant la constitution d’un sapin (brick round 1x1 marron, brick avec 4 knobs sur les côtés.

Proposition approuvée : 5 voix pour, 2 voix contre.

-* Achat de 2 rouleaux de nappes en prévision des BE Occitanie 2025.

Le coût des rouleaux de nappes est de 430€ le rouleau de 30m, auquel s’ajoutent les frais de couture et de broderie (une boîte de LEGO issue du stock réservé au CoR).

Le budget actuel du CoR Occitanie est de 1500€, avant inscription des bénéfices de la dernière BE de Castanet. Le budget du CoR couvre donc les frais d’achat des 2 rouleaux de nappes.

Proposition approuvée : 7 voix pour. Erik se rapproche de Nicolas C. pour lancer la commande. => Action Erik (11-02)

Cette fabrication de nappes a également un impact sur la commande de caisses de rangement, qui passe à 10+7 (Action 07-05) pour laquelle Sébastien précise que plusieurs dates de livraison sont à prévoir, en fonction de la gestion des stocks chez le fournisseur.

-* Bilan inventaire réalisé par Sébastien (mail du 6/10) => Proposition de rajout d’une colonne précisant la provenance des biens.

Nicolas C. a échangé avec Erik lors de la BE de Castanet, conformément au point d’action 10-06 du tableau des actions. Didier invite les parties concernées à inscrire à l’ordre du jour de la prochaine réunion de CA un point précis exposant comment les attentes de Nicolas C. peuvent techniquement être prises en compte dans nos outils de gestion d’inventaire.

Questions diverses :

-* Gestion du site briquexpo.org.

Ce point avait été évoqué le mois dernier, mais n’avait pu être traité en direct du fait de l’absence d’Erik. Il a pu être pris en charge, le point est maintenant clos.

-* Réservation de la salle pour AG 2025.

C’est la salle Azur de la maison des séniors de Saint-Michel sur Orge, Place du 19 Mars 1942 qui est réservée pour le weekend du 29/30 Mars 2025, en remplacement de la salle habituelle non disponible en Mars. Cette salle ne permettra pas l’hébergement sur place et comporte une restriction horaire à partir de 22h30 le samedi soir. Il sera cependant possible d’y laisser le matériel pour la nuit.

-* Réalisation de nouveaux badges adhérents.

Le CA propose d’ouvrir une commande aux adhérents concernant la confection d’une nouvelle série de badges adhérents suivant 2 modèles :

  Sur 2 briques pour un prix de 5€
  Sur 3 briques pour un prix de 6€

Pour chaque modèle le prix intègre le prix des briques, la gravure et les magnets de fixation.

Erik et Nicolas C. précisent le design retenu pour ces nouveaux badges => Action Erik/Nicolas C. (11-03), puis Erik pourra mettre la proposition en ligne sur le site de commande=> Action Erik (11-04), les nouveaux badges seront réalisés pour la prochaine AG, pour les adhérents à jour de cotisation 2025.

-* Problème avec les listes de diffusion FreeLUG.

Sébastien a rapporté un problème d’indisponibilité des listes de diffusion FreeLUG, sur lequel notre administrateur système Jean-Louis a été appelé à intervenir. Une intervention sur le serveur est prévue pour revenir à une situation plus stable.

Point sur les actions en cours :

Voir la liste récapitulative en fin de ce compte-rendu.

Fin de séance (23h14)

Récapitulatif des actions :

Les lignes en italiques indiquent les actions closes.

Item Action Acteurs Echéance
04-06 Mise en place d’un outil de planning des besoins Sébastien Réalisé
04-07 Budget des CoR. Amélioration du suivi Nicolas C. Dossier en cours d’analyse par Emmanuel
05-01 Demande de devis d’extension de garantie d’assurance Emmanuel Juin
05-08 Amélioration de la visibilité du calendrier des évènements sur le forum Erik A définir
06-06 Collecte des devis briques gravées pour Roanne et Octogone 2024 Didier En cours Didier Réalisé
07-05 Analyse du besoin en caisses pour CoR Occitanie Erik & Nicolas C. Discuté lors BE Castanet et mis à jour le 6/11/2024
07-07 Faire le point sur les commandes de vêtements Emmanuel Reste un ou deux articles à ajouter à la liste, puis publication sur le forum.
08-01 Demander à Catherine les détails pour les expositions de Divion et Callais. Didier Message envoyé le 09/09/2024
08-02 Demande à Dominique des précisions quant aux modalités d’organisation de son exposition de Saint-Soupplets Erik En cours
10-01 Sébastien se charge de contacter Jérôme pour lui expliquer les dispositions d’organisation d’une mosaïque Sébastien Echange téléphonique réalisé entre Sébastien et Jérôme
10-02 Réponse aux organisateurs pour l’expo des 16 et 17 Novembre 2024 à Sou des Ecoles Veyrins Thuelin (38) Sébastien Mail envoyé le 12/10/2024
10-03 Demande d’informations supplémentaires pour l’exposition Fabrique Ta Brique (invitation de Glabrique) des 1^er et 2 Février 2025 à la Braconnière (53) Didier Réponse négative à adresser
10-04 Demande d’informations supplémentaires pour l’exposition des 7 et 8 Juin dans le cadre de la convention Geek à Pierre Bénite (69) Didier En cours
10-05 Localisation de 50 briques Lavande Sébastien / Nicolas C. En cours
10-06 Organisation d’une réunion spécifique avec Erik et Nicolas C. concernant l’amélioration de la gestion du matériel Sébastien En cours
11-01 Réponse explicative pour rejet inscription à l’exposition d’Agen des 26 et 27 Avril 2025 Sébastien En cours
11-02 Commande de 2 rouleaux de nappes supplémentaires pour CoR Occitanie Erik / Nicolas C. En cours
11-03 Définir design pour nouvelle commande de badges adhérents Erik / Nicolas C. En cours
11-04 Mise en ligne commande nouveaux badges adhérents Erik A suivre après 11-03